三、我市流动人员人事档案管理存在的主要困难和问题

（一）档案管理基础设施建设有待进一步加强。目前我市流动人员人事档案管理大多都配有专门的档案库房，但库房现有面积难以适应未就业高校毕业生档案持续大幅度增加的需求，且缺乏与之配套的隔离操作间。存放档案的介质有手动密集架也有陈旧的档案柜和资料柜。去年以来，尽管市级人才交流中心以全市档案执法检查为契机，为档案室安装了遮光窗帘，换装了新式LED冷光灯，配置了吸尘器、防虫剂等设备设施，温湿度计也都按照档案室“八防”要求购置到位。但档案库房与标准化档案室建设仍然有一定差距，还达不到通风、控温以及24小时无死角监控等要求。

（二）档案管理科学化、电子化水平比较滞后。一是档案管理标准化水平较低。要使档案的价值与作用得到更大更广的使用，必须进行标准化管理。流动人员人事档案来源广泛、结构复杂，每类和每个人的档案内容千差万别，对这些档案很难实行标准化管理。由于流动人员在职业稳定性方面的考虑，档案外包装袋基本采用牛皮纸袋包装，而且因为来源不一，尺寸大小、规格等各有不同，亟需标准化、规范化管理。市级流动人员人事档案标准化管理目前在进行统一装盒工作，去年完成了15000份档案的装盒任务。将大小标准不一的档案袋，装入统一规格的档案盒，从外观上基本达到了档案管理标准化，但也仅仅是停留在外观方面。二是查找利用较难，信息化程度不高。档案管理工作的根本出发点和目的所在，是在保证档案材料全面真实的基础上，高效便捷利用档案。如何快速、准确的查阅利用流动人员人事档案，目前与档案规范化管理还存在一定差距。从全市流动人员人事档案管理情况来看，目前主要还是通过纸质台帐和Excel表格手工查找，这种查询方式和管理手段比较单一，还无法精准查询档案信息。虽然现在把个人基本信息、档案编号输入计算机，大大方便了对档案所在位置的查找，但想要了解具体档案内容，迅速及时查阅某个人特定需求的档案还是很困难，如果出现同年份毕业于同一个院校的同名同姓毕业生，还需要人工翻阅档案才能区别开来。而且在当前档案管理体制机制下，往往完全将人事档案作为个人隐私而进行绝对保密，传统的人事档案管理制度要求人事档案必须是封条密封的，当事人无权介入，其他人员同样不得随意查阅，这样相关信息很难达到资源共享和方便利用。

（三）档案管理工作人员数量不足。按国家干部人事档案规范管理的要求，档案数量500份以上，必须配备专职档案管理员，数量在1000份以上须配备2名档案管理人员，而市级人才交流服务中心近75000份档案，仅有2名档案管理人员，其中1人为聘用制。流动人员人事档案管理这项工作的重要性在于它是使流动人员从部门所有向社会所有过渡的一个重要环节，有利于促进人才的合理流动。而专职工作人员配备不足，受专业培训的机会不是太多的情况下，提供高效服务就会捉襟见肘；专业知识和业务技能也就难以适应未来电子化、信息化等更高要求的档案管理服务需要。

（四）档案管理材料完善方面有待提高。一是流动人员人事档案普遍存在材料不完善、内容单薄、缺乏连续性的情况。流动人员人事档案应包含至少九大类材料，如履历、自传、学历职称、考核政审、职务任免、党团材料、奖惩、招聘等材料，但是，翻开一些流动人员的档案，除了有学籍材料、个人委托人事代理合同书等材料外，其它材料或多或少有些缺失。随着当事人情况的持续变化，其人事档案也应该不断增加新内容，补充新材料。然而，流动人员本身及其所在单位却对及时补充新材料不够重视，特别是体现劳动关系接续变更、个人定期工作表现的一些材料，如聘用合同、劳动合同附件和年度考核登记表等不能及时归档。特别是因为党团关系管理中一些如入党志愿书等没有及时转递，造成这些反映个人政治面貌情况的重要材料在档案中被遗漏，无法查找。一些档案中只装载了一些简单的自传履历材料，反映个人工作实绩和技术特长等方面的记载比较少。二是流动人员人事档案移交传递不及时、不规范。近年来，人事档案的转递随着人员流动的日益增多也越来越频繁。虽然《流动人员人事档案管理暂行规定》第八条规定:“向流动人员原单位开具调档函，原单位接到调档函十五天内，将流动人员人事档案随档案转递通知单转交人才流动服务机构”，但在实践中一些单位要求本人自带档案的移交却不及时。具体表现在:一些单位辞职辞退人员，在办理完相关手续后，没有按规定将其人事档案转交人才交流中心管理;一些单位对聘用的专业技术人员或管理人员，只重视人员的使用，忽视对他们在本单位工作中形成材料的收集归档，没有及时移交收取的人事档案材料;一些单位违反政策规定将档案直接交给本人保管，一些大中专毕业生毕业后，学校将其人事档案交与学生个人保管，导致流动人员人事档案出现违规拆封、档案材料失真和遗失等情况。